المتطلبات الأساسية
قبل أن تتمكن من إرسال رسائل البريد الإلكتروني من سير العمل:- وصّل حساب بريد إلكتروني ضمن الإعدادات → الحسابات
- تأكد من أن الحساب لديه أذونات إرسال مفعّلة
سير عمل أساسي للبريد الإلكتروني
مثال: رسالة ترحيب لجهات الاتصال الجديدة
الهدف: إرسال رسالة ترحيب عند إضافة شخص جديد إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). الإعداد:- إنشاء سير عمل: انتقل إلى الإعدادات → سير العمل ثم انقر + سير عمل جديد
- إضافة مشغّل: اختر تم إنشاء سجل → الأشخاص
-
إضافة إجراء إرسال بريد إلكتروني:
- انقر + لإضافة إجراء
- اختر إرسال بريد إلكتروني
- قم بتهيئة البريد الإلكتروني:
| الحقل | القيمة |
|---|---|
| إلى | {{trigger.object.email}} |
| الموضوع | مرحبا بك في {{Your Company Name}} |
| المحتوى | Hi {{trigger.object.firstName}}, ... |
- الاختبار والتفعيل: اختبر باستخدام سجل عينة، ثم فعِّل
استخدام المتغيرات في رسائل البريد الإلكتروني
استدعِ البيانات من الخطوات السابقة باستخدام صيغة{{variable}}:
المتغيرات المتاحة من المشغّلات
| نوع المُحفِز | المتغيرات الشائعة |
|---|---|
| تم إنشاء/تحديث السجل | {{trigger.object.fieldName}} |
| يدوي | {{trigger.selectedRecord.fieldName}} |
| الويب هوك | {{trigger.body.fieldName}} |
متقدم: رسائل بريد إلكتروني مشروطة
مثال: رسائل بريد إلكتروني مختلفة بناءً على مصدر العميل المحتمل
الهدف: إرسال رسائل ترحيب مختلفة بناءً على مصدر قدوم العميل المحتمل. الإعداد:- المشغّل: تم إنشاء سجل (الأشخاص)
-
إضافة إجراء تصفية:
- الشرط:
{{trigger.object.source}}يساوي"Website" - إذا كان صحيحاً → المتابعة إلى رسالة الترحيب الخاصة بالموقع الإلكتروني
- الشرط:
-
فرع للمصادر الأخرى:
- أنشئ فروعاً متوازية لمصادر مختلفة
- لكل فرع إجراء إرسال بريد إلكتروني خاص به
إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى عدة مستلمين
مثال: إشعار الفريق عند إغلاق الصفقة
الهدف: إرسال بريد إلكتروني إلى مندوب المبيعات ومديره عند ربح فرصة. الإعداد:- المشغّل: تم تحديث السجل (الفرص، المرحلة = “Closed Won”)
- البحث في السجلات: اعثر على مدير مالك الفرصة
-
إرسال بريد إلكتروني #1: إلى مالك الفرصة
- إلى:
{{trigger.object.owner.email}} - الموضوع:
تهانينا على إغلاق {{trigger.object.name}}!
- إلى:
-
إرسال بريد إلكتروني #2: إلى المدير
- إلى:
{{searchRecords.manager.email}} - الموضوع:
تم ربح الصفقة: {{trigger.object.name}}
- إلى:
رسائل متابعة مجدولة
مثال: متابعة بعد 3 أيام من الاجتماع
الهدف: إرسال رسالة متابعة عبر البريد الإلكتروني بعد 3 أيام من تسجيل اجتماع. الإعداد:- المشغّل: تم إنشاء سجل (الأنشطة، النوع = “اجتماع”)
- إجراء تأخير: الانتظار 3 أيام
-
إرسال البريد الإلكتروني:
- إلى: مشارك الاجتماع
- الموضوع: متابعة لمحادثتنا
- المحتوى: الإشارة إلى تفاصيل الاجتماع من المشغّل
مرفقات البريد الإلكتروني
يمكنك إرفاق ملفات برسائل البريد الإلكتروني المرسلة من سير العمل. المرفق ملف ثابت تقوم برفعه عند تهيئة سير العمل.كيفية إضافة مرفق
- في إجراء إرسال بريد إلكتروني، انقر على زر المرفقات
- انقر لرفع ملف من جهازك
- سيتم إرفاق الملف بجميع رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها هذا الإجراء
الاستخدامات الشائعة
| حالة الاستخدام | ملف نموذجي |
|---|---|
| رسائل الترحيب عبر البريد الإلكتروني | كتيب الشركة (PDF) |
| تسلسلات الانضمام | دليل البدء |
| متابعات المبيعات | كتالوج المنتجات أو قائمة الأسعار |
| تأكيدات الفعاليات | تفاصيل الفعالية أو جدول الأعمال |
المرفقات ثابتة—يتم إرسال الملف نفسه إلى جميع المستلمين. بالنسبة للمستندات الديناميكية (مثل عروض الأسعار المخصصة)، أنشئ الملفات وأرفقها باستخدام وظيفة منطقية.
أفضل الممارسات
محتوى البريد الإلكتروني
- اجعل سطور الموضوع موجزة وذات صلة
- خصص الرسالة باسم المستلم
- ضمّن دعوة واضحة للإجراء
- اختبر رسائل البريد الإلكتروني قبل التفعيل
قابلية التسليم
- لا ترسل عدداً كبيراً من الرسائل بسرعة كبيرة
- استخدم تواقيع بريد إلكتروني احترافية
- تجنب كلمات تُحفّز مرشحات البريد العشوائي
- احرص على توفير خيارات إلغاء الاشتراك لرسائل التسويق الإلكترونية
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
- تحقّق من أن حساب البريد الإلكتروني متصل وفعّال
- تحقّق من صحة عنوان البريد الإلكتروني للمستلم
- راجِع عمليات تشغيل سير العمل بحثاً عن رسائل الخطأ
- اختبر باستخدام عنوان بريدك الإلكتروني أولاً