Zum Hauptinhalt springen
Senden Sie automatisch E-Mails, wenn bestimmte Ereignisse in Ihrem CRM auftreten—heißen Sie neue Kontakte willkommen, führen Sie Nachfassaktionen bei Verkaufschancen durch oder benachrichtigen Sie Teammitglieder.

​
Voraussetzungen

Bevor Sie E-Mails aus Workflows senden können:
  1. Verbinden Sie ein E-Mail-Konto unter Einstellungen → Konten
  2. Stellen Sie sicher, dass für das Konto Sendeberechtigungen aktiviert sind

​
Grundlegender E-Mail-Workflow

​
Beispiel: Willkommens-E-Mail für neue Kontakte

Ziel: Senden Sie eine Willkommens-E-Mail, wenn eine neue Person zum CRM hinzugefügt wird. Einrichtung:
  1. Workflow erstellen: Gehen Sie zu Einstellungen → Workflows und klicken Sie auf + Neuer Workflow
  2. Auslöser hinzufügen: Wählen Sie Datensatz wird erstellt → Personen
  3. Aktion “E-Mail senden” hinzufügen:
    • Klicken Sie auf +, um eine Aktion hinzuzufügen
    • Wählen Sie E-Mail senden
    • Konfigurieren Sie die E-Mail:
FeldWert
An{{trigger.object.email}}
BetreffWillkommen bei {{Your Company Name}}
InhaltHi {{trigger.object.firstName}}, ...
  1. Testen und aktivieren: Testen Sie mit einem Beispieldatensatz und aktivieren Sie anschließend

​
Variablen in E-Mails verwenden

Verweisen Sie mit der Syntax {{variable}} auf Daten aus vorherigen Schritten: 
Hallo {{trigger.object.firstName}},

Vielen Dank, dass Sie mit uns Kontakt aufgenommen haben!

Ihr Unternehmen, {{trigger.object.company.name}}, ist jetzt in unserem System.

Mit freundlichen Grüßen,
Das Team

​
Verfügbare Variablen aus Auslösern

Auslöser-TypHäufige Variablen
Datensatz erstellt/aktualisiert{{trigger.object.fieldName}}
Manuell{{trigger.selectedRecord.fieldName}}
Webhook{{trigger.body.fieldName}}

​
Erweitert: Bedingte E-Mails

​
Beispiel: Unterschiedliche E-Mails basierend auf der Lead-Quelle

Ziel: Senden Sie unterschiedliche Willkommens-E-Mails, je nachdem, woher der Lead stammt. Einrichtung:
  1. Auslöser: Datensatz wird erstellt (Personen)
  2. Aktion “Filter” hinzufügen:
    • Bedingung: {{trigger.object.source}} ist gleich "Website"
    • Wenn wahr → mit der Website-Willkommens-E-Mail fortfahren
  3. Verzweigung für andere Quellen:
    • Erstellen Sie parallele Verzweigungen für verschiedene Quellen
    • Jede Verzweigung hat ihre eigene Aktion “E-Mail senden”

​
E-Mails an mehrere Empfänger senden

​
Beispiel: Team benachrichtigen, wenn ein Deal abgeschlossen wird

Ziel: Senden Sie E-Mails an den Vertriebsmitarbeiter und dessen Manager, wenn eine Verkaufschance gewonnen wird. Einrichtung:
  1. Auslöser: Datensatz wird aktualisiert (Chancen, Phase = “Closed Won”)
  2. Datensätze durchsuchen: Finden Sie den Manager des Eigentümers der Verkaufschance
  3. E-Mail senden #1: An den Eigentümer der Verkaufschance
    • An: {{trigger.object.owner.email}}
    • Betreff: Glückwunsch zum Abschluss von {{trigger.object.name}}!
  4. E-Mail senden #2: An den Manager
    • An: {{searchRecords.manager.email}}
    • Betreff: Deal gewonnen: {{trigger.object.name}}

​
Geplante Nachfass-E-Mails

​
Beispiel: 3 Tage nach der Besprechung nachfassen

Ziel: Senden Sie 3 Tage, nachdem eine Besprechung protokolliert wurde, eine Nachfass-E-Mail. Einrichtung:
  1. Auslöser: Datensatz wird erstellt (Aktivitäten, Typ = “Besprechung”)
  2. Verzögerungsaktion: 3 Tage warten
  3. E-Mail senden:
    • An: Besprechungsteilnehmer
    • Betreff: Rückmeldung zu unserem Gespräch
    • Text: Verweisen Sie auf Besprechungsdetails aus dem Auslöser

​
E-Mail-Anhänge

Sie können Dateien an E-Mails anhängen, die von Workflows gesendet werden. Der Anhang ist eine statische Datei, die Sie beim Konfigurieren des Workflows hochladen.

​
So fügen Sie einen Anhang hinzu

  1. Klicken Sie in der Aktion E-Mail senden auf die Schaltfläche Anhänge
  2. Klicken Sie, um eine Datei von Ihrem Computer hochzuladen
  3. Die Datei wird allen E-Mails, die durch diese Aktion gesendet werden, angehängt

​
Häufige Anwendungsfälle

AnwendungsfallBeispieldatei
Willkommens-E-MailsUnternehmensbroschüre (PDF)
Onboarding-SequenzenLeitfaden für die ersten Schritte
Vertriebs-NachverfolgungenProduktkatalog oder Preisliste
VeranstaltungsbestätigungenVeranstaltungsdetails oder Agenda
Anhänge sind statisch—dieselbe Datei wird an alle Empfänger gesendet. For dynamic documents (like personalized quotes), generate and attach files using a Logic Function.

​
Beste Praktiken

​
E-Mail-Inhalt

  • Formulieren Sie Betreffzeilen prägnant und relevant
  • Personalisieren Sie mit dem Namen des Empfängers
  • Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu
  • Testen Sie E-Mails vor der Aktivierung

​
Zustellbarkeit

  • Senden Sie nicht zu viele E-Mails in zu kurzer Zeit
  • Verwenden Sie professionelle E-Mail-Signaturen
  • Vermeiden Sie Spam-Trigger-Wörter
  • Stellen Sie sicher, dass Marketing-E-Mails eine Abmeldemöglichkeit enthalten

​
Fehlerbehebung

  • Überprüfen Sie, dass das E-Mail-Konto verbunden und aktiv ist
  • Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Empfängers gültig ist
  • Überprüfen Sie Workflow-Ausführungen auf Fehlermeldungen
  • Testen Sie zunächst mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse

​
Verwandt