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Vue d’ensemble

Ce workflow se déclenche chaque fois qu’un nouvel e-mail est reçu et met à jour un champ personnalisé sur l’enregistrement Person avec le nombre total d’e-mails provenant de cet expéditeur.

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Prérequis

Avant de configurer ce workflow, créez un champ personnalisé sur l’objet People :
  1. Allez dans Paramètres → Modèle de données → People
  2. Ajoutez un nouveau champ Nombre
  3. Nommez-le par exemple “Nombre d’e-mails reçus de cette personne”

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Configuration pas à pas

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Étape 1 : Configurer le déclencheur

  1. Allez dans Workflows et créez un nouveau workflow
  2. Sélectionnez Record is Created comme déclencheur
  3. Choisissez Message Participants (disponible sous Advanced objects)
Un Message Participant est une combinaison d’un ID de message et d’un ID de personne, créant un enregistrement unique par message. Ceci est plus facile à suivre que les Messages directement, car nous pouvons accéder au champ handle, qui contient l’adresse e-mail de l’expéditeur (ou du destinataire).

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Étape 2 : Filtrer sur le rôle

  1. Ajoutez l’action Filtre
  2. Définissez la condition : Role est égal à FROM
Cela garantit que vous ne comptez que les messages envoyés par cette personne, et non les messages qui lui sont envoyés.

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Étape 3 : Rechercher tous les Message Participants avec le même handle

  1. Ajoutez une action Search Records
  2. Sélectionnez Message Participants comme objet
  3. Ajoutez des filtres : Handle est égal au handle du déclencheur (l’adresse e-mail de l’expéditeur) et Role est égal à FROM
  4. Augmentez Limit de 1 à 200 (le maximum)
Cela trouve tous les messages provenant de cette adresse e-mail afin d’obtenir le nombre total.
L’action Search Records est limitée à retourner 200 enregistrements maximum. Cependant, comme vous utilisez uniquement la valeur totalCount (et non les enregistrements individuels), cette étape renverra le nombre total d’e-mails envoyés par cette personne.

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Étape 4 : Mettre à jour l’enregistrement Person avec une action Create or Update Record

  1. Ajoutez une action Créer ou mettre à jour un enregistrement
Utilisez Créer ou mettre à jour un enregistrement au lieu de Mettre à jour un enregistrement ici. Cela vous permet d’identifier la personne par son adresse e-mail (le champ handle) plutôt que d’exiger un ID d’enregistrement d’une étape précédente.
  1. Sélectionnez Personnes comme objet
  2. Recherchez la personne en faisant correspondre son e-mail au handle du participant au message
  3. Définissez votre champ personnalisé “Nombre d’e-mails reçus” sur {{searchRecords.totalCount}}
La valeur totalCount de l’action Rechercher des enregistrements représente le nombre total d’e-mails reçus de cette personne.

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