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Afficher les données d’enregistrements liés directement sur vos enregistrements — par exemple, afficher l’effectif d’une Entreprise dans ses Opportunités. Cette solution de contournement par workflow est utile jusqu’à ce que les champs imbriqués soient disponibles nativement.

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Cas d’utilisation courants

SourceDestinationChamps à copier
EntrepriseOpportunitéSecteur, Taille de l’entreprise, ARR
PersonneOpportunitéE-mail, Téléphone, Titre du poste
OpportunitéEntrepriseMontant du dernier contrat, Date du dernier contrat gagné

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Copie de champ simple

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Exemple : Copier l’e-mail du contact vers l’Opportunité

Objectif : Lors de la définition d’un Point de contact sur une opportunité, copier son e-mail dans l’opportunité pour un accès facile.

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Prérequis

Créez les champs de destination dans Paramètres → Modèle de données → Opportunités avant de créer le workflow :
  • E-mail du contact (type : E-mail)
  • Téléphone du contact (type : Téléphone)

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Installation

  1. Déclencheur : Enregistrement mis à jour (Opportunités, champ Point de contact)
  2. Filtre : Vérifiez que le Point de contact n’est pas vide
  3. Rechercher des enregistrements : Trouver la personne liée
    • Objet : Personnes
    • Filtre : ID égal à {{trigger.object.pointOfContact.id}}
  4. Mettre à jour un enregistrement :
    • Objet : Opportunités
    • Enregistrement : {{trigger.object.id}}
    • E-mail du contact : {{searchRecords[0].email}}
    • Téléphone du contact : {{searchRecords[0].phone}}

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Copier plusieurs champs

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Exemple : Synchroniser les informations de l’entreprise vers toutes les Opportunités liées

Objectif : Lorsque les détails de l’entreprise changent, mettre à jour toutes les opportunités liées.

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Installation

  1. Déclencheur : Enregistrement mis à jour (Entreprises)
    • Champs : Secteur, Taille de l’entreprise, Chiffre d’affaires annuel
  2. Rechercher des enregistrements : Trouver toutes les opportunités pour cette entreprise
    • Objet : Opportunités
    • Filtre : ID de l’entreprise égal à {{trigger.object.id}}
  3. Iterator : Parcourir chaque opportunité
  4. Mettre à jour un enregistrement (dans l’Iterator) :
    • Objet : Opportunités
    • Enregistrement : {{iterator.currentItem.id}}
    • Secteur de l’entreprise : {{trigger.object.industry}}
    • Taille de l’entreprise : {{trigger.object.companySize}}
    • ARR de l’entreprise : {{trigger.object.annualRevenue}}

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Copier lors de la création d’un enregistrement

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Exemple : Préremplir l’Opportunité avec les données de l’entreprise

Objectif : Lors de la création d’une opportunité liée à une entreprise, copier automatiquement les informations clés de l’entreprise.

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Prérequis

Créez les champs de destination dans Paramètres → Modèle de données → Opportunités :
  • Secteur de l’entreprise (type : Texte)
  • Taille de l’entreprise (type : Nombre)

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Installation

  1. Déclencheur : Enregistrement créé (Opportunités)
    • Filtre : L’entreprise n’est pas vide
  2. Rechercher des enregistrements : Récupérer les détails de l’entreprise liée
    • Objet : Entreprises
    • Filtre : ID égal à {{trigger.object.company.id}}
  3. Mettre à jour un enregistrement :
    • Objet : Opportunités
    • Enregistrement : {{trigger.object.id}}
    • Secteur de l’entreprise : {{searchRecords[0].industry}}
    • Taille de l’entreprise : {{searchRecords[0].employees}}
Limitation concernant les tâches et les notes : Les relations sur les tâches et les notes sont codées en dur en plusieurs-à-plusieurs et ne sont pas encore disponibles dans les déclencheurs ou actions de workflows. Pour accéder à ces relations, utilisez plutôt l’API.

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Synchronisation bidirectionnelle

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Exemple : Maintenir le contact principal synchronisé

Objectif : Lorsque le contact principal d’une entreprise change, mettre à jour le contact. Lorsqu’une personne devient contact principal, mettre à jour l’entreprise.

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Workflow 1 : Entreprise → Personne

  1. Déclencheur : Enregistrement mis à jour (Entreprises, champ Contact principal)
  2. Mettre à jour un enregistrement : Définir le champ “Is Primary Contact” de la personne sur true
  3. Rechercher des enregistrements : Trouver le contact principal précédent
  4. Mettre à jour un enregistrement : Définir le “Is Primary Contact” de l’ancien contact sur false

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Workflow 2 : Personne → Entreprise

  1. Déclencheur : Enregistrement mis à jour (Personnes, Is Primary Contact = true)
  2. Mettre à jour un enregistrement : Définir le contact principal de l’entreprise sur cette personne
Soyez prudent avec les synchronisations bidirectionnelles pour éviter les boucles infinies. Utilisez des filtres pour vérifier si la valeur a réellement changé avant la mise à jour.

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Utiliser du code pour des mappages complexes

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Exemple : Transformer les données lors de la copie

Objectif : Copier et mettre en forme le numéro de téléphone de la personne vers l’opportunité. 
export const main = async (params) => {
  const { phone } = params;

  if (!phone) return { formattedPhone: null };

  // Remove non-numeric characters
  const digits = phone.replace(/\D/g, '');

  // Format as (XXX) XXX-XXXX
  const formatted = digits.length === 10
    ? `(${digits.slice(0,3)}) ${digits.slice(3,6)}-${digits.slice(6)}`
    : phone;

  return { formattedPhone: formatted };
};

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Meilleures pratiques

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Évitez les boucles

  • Ne créez pas de workflows qui se déclenchent mutuellement à l’infini
  • Utilisez des conditions spécifiques sur les champs
  • Ajoutez des vérifications pour voir si la valeur a réellement changé

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Gérer les données manquantes

  • Vérifiez toujours que l’enregistrement source existe avant de copier
  • Fournissez des valeurs par défaut pour les champs facultatifs
  • Utilisez des filtres pour ignorer lorsque le champ source est vide

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Performances

  • Regroupez les mises à jour lors de la copie vers de nombreux enregistrements
  • Utilisez des workflows planifiés pour les opérations de synchronisation en masse
  • Envisagez d’utiliser Iterator pour les mises à jour de plusieurs enregistrements

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Articles connexes