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Voici un exemple de création de champs de formule à l’aide de Workflows — plus précisément des calculs de dates.
Suivre le moment où les opportunités entrent dans chaque étape vous aide à identifier les goulots d’étranglement et à mesurer la vélocité des affaires. Ce guide vous explique comment configurer des champs personnalisés et un workflow pour enregistrer automatiquement le moment où une opportunité passe à chaque étape, et calculer le nombre de jours passés dans l’étape précédente.

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Étape 1 : Créez des champs personnalisés

Vous avez besoin de deux types de champs pour chaque étape :
  • Champs Date et heure : Enregistrer le moment où l’opportunité est entrée dans chaque étape
  • Champs numériques : Stocker le nombre de jours que l’opportunité a passés dans chaque étape

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Créez les champs “Dernière entrée”

  1. Allez dans Paramètres → Modèle de données → Opportunités
  2. Pour chaque étape, cliquez sur + Ajouter un champ et configurez :
    • Nom : Dernière entrée [Nom de l’étape] (par exemple, “Dernière entrée Nouveau”, “Dernière entrée Qualifiée”)
    • Type : Date et heure
    • Description : Horodatage du moment où l’opportunité est entrée dans cette étape
  3. Cliquez sur Enregistrer
Créez ces champs :
  • Dernière entrée Nouveau
  • Dernière entrée Qualifiée
  • Dernière entrée Réunion
  • Dernière entrée Proposition
  • Dernière entrée Négociation
  • Dernière entrée Clôturée gagnée
  • Dernière entrée Clôturée perdue

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Créez les champs “Jours dans l’étape”

  1. Pour chaque étape, cliquez sur + Ajouter un champ et configurez :
    • Nom : Jours dans [Nom de l’étape] (par exemple, “Jours dans Nouveau”, “Jours dans Qualifiée”)
    • Type : Numérique
    • Description : Nombre de jours passés dans cette étape
  2. Cliquez sur Enregistrer
Créez ces champs :
  • Jours dans Nouveau
  • Jours dans Qualifiée
  • Jours dans Réunion
  • Jours dans Proposition
  • Jours dans Négociation
Vous n’avez pas besoin de champs “Jours dans” pour Clôturée gagnée et Clôturée perdue, car ce sont des étapes finales.

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Facultatif : rendre les champs en lecture seule

Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs modifient manuellement ces champs calculés :
  1. Allez dans Paramètres → Rôles
  2. Sélectionnez le rôle à configurer
  3. Trouvez l’objet Opportunités
  4. Définissez les champs “Dernière entrée” et “Jours dans” en lecture seule

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Étape 2 : Créez le workflow

Ce seul workflow gère les deux tâches :
  • Enregistre l’horodatage lors de l’entrée dans une nouvelle étape
  • Calcule le nombre de jours passés dans l’étape précédente

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Créez le workflow

  1. Allez dans Workflows
  2. Cliquez sur + Nouveau workflow
  3. Nommez-le “Suivre le temps par étape”

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Configurez le déclencheur

  1. Ajoutez un déclencheur Enregistrement mis à jour
  2. Sélectionnez Opportunités comme objet
  3. Filtrer sur : le champ Étape est mis à jour

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Ajoutez des branches pour chaque étape

Pour créer une nouvelle branche, faites un clic droit sur le canevas du workflow et cliquez sur Nouvelle action. Ensuite, reliez cette action au nœud précédent en faisant glisser la flèche du nœud précédent vers cette nouvelle action.
Branche 1 : Étape = Nouveau (première étape) Comme il s’agit de la première étape, nous enregistrons uniquement l’horodatage d’entrée — aucune étape précédente à calculer.
  1. Ajoutez un nœud Filtre : Étape = Nouveau
  2. Ajoutez une action Code :
export const main = async (): Promise<object> => {
  return { now: new Date().toISOString() };
};
  1. Ajoutez une action Mettre à jour l’enregistrement :
    • Enregistrement : l’opportunité déclenchante
    • Champ : Dernière entrée Nouveau
    • Valeur : now depuis le nœud Code
Branche 2 : Étape = Qualifiée Lors du passage à Qualifiée, enregistrez l’heure d’entrée ET calculez les jours passés dans Nouveau.
  1. Ajoutez un nœud Filtre : Étape = Qualifiée
  2. Ajoutez une action Code :
export const main = async (params: {
  lastEnteredPreviousStage: Date;
}): Promise<object> => {
  const { lastEnteredPreviousStage } = params;

  const now = new Date();
  const entryDate = new Date(lastEnteredPreviousStage);
  const diffTime = Math.abs(now.getTime() - entryDate.getTime());
  const daysInPreviousStage = Math.ceil(diffTime / (1000 * 60 * 60 * 24));

  return {
    now: now.toISOString(),
    daysInPreviousStage: daysInPreviousStage
  };
};
  1. Configurez l’entrée du nœud Code : associez lastEnteredPreviousStage au champ Dernière entrée Nouveau
  2. Ajoutez une action Mettre à jour l’enregistrement :
    • Enregistrement : l’opportunité déclenchante
    • Champs à mettre à jour:
      • Dernière entrée Qualifiée = now
      • Jours dans Nouveau = daysInPreviousStage
Branche 3 : Étape = Réunion Lors du passage à Réunion, enregistrez l’heure d’entrée ET calculez les jours passés dans Qualifiée.
  1. Ajoutez un nœud Filtre : Étape = Réunion
  2. Ajoutez une action Code :
export const main = async (params: {
  lastEnteredPreviousStage: Date;
}): Promise<object> => {
  const { lastEnteredPreviousStage } = params;

  const now = new Date();
  const entryDate = new Date(lastEnteredPreviousStage);
  const diffTime = Math.abs(now.getTime() - entryDate.getTime());
  const daysInPreviousStage = Math.ceil(diffTime / (1000 * 60 * 60 * 24));

  return {
    now: now.toISOString(),
    daysInPreviousStage: daysInPreviousStage
  };
};
  1. Configurez l’entrée du nœud Code : associez lastEnteredPreviousStage au champ Dernière entrée Qualifiée
  2. Ajoutez une action Mettre à jour l’enregistrement :
    • Enregistrement : l’opportunité déclenchante
    • Champs à mettre à jour:
      • Dernière entrée Réunion = now
      • Jours dans Qualifiée = daysInPreviousStage
Continuez pour les étapes restantes :
ÉtapeEnregistrementsCalcule
PropositionDernière entrée PropositionJours dans Réunion
NégociationDernière entrée NégociationJours dans Proposition
Clôturée gagnéeDernière entrée Clôturée gagnéeJours dans Négociation
Clôturée perdueDernière entrée Clôturée perdueJours dans Négociation
Les branches n’ont pas besoin de se rejoindre — chacune s’exécute indépendamment lorsque sa condition d’étape est remplie.

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Étape 3 : Analyser le temps par étape

Avec les horodatages et les comptages de jours enregistrés, vous pouvez désormais analyser la vélocité des affaires.

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Créez une vue “Affaires lentes”

  1. Créez une vue Tableau des Opportunités
  2. Ajoutez des colonnes : Nom, Étape, Jours dans [étape précédente], Montant
  3. Triez par le champ “Jours dans” (décroissant)
  4. Filtrez par Étape pour vous concentrer sur une étape à la fois
Les affaires en haut ont passé le plus de temps dans l’étape précédente.

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Utilisez les agrégations

Dans votre vue Kanban du pipeline :
  1. Cliquez sur le nombre à côté du nom d’une étape
  2. Sélectionnez Moyenne
  3. Choisissez un champ “Jours dans”
Cela affiche le temps moyen que les affaires passent à chaque étape.

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Résumé

ComposantObjectif
Champs « Dernière entrée »Stockent le moment où l’opportunité est entrée dans chaque étape
Champs « Jours dans »Stockent le nombre de jours passés dans chaque étape
WorkflowEnregistre l’horodatage ET calcule les jours en un seul passage
Vues et agrégationsAnalysez la vélocité des affaires et identifiez les goulots d’étranglement

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Connexes