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Cuando se cierra un negocio, deben ocurrir varias cosas: actualizar el estado de la empresa, notificar a los miembros del equipo, crear tareas de incorporación. Automatiza todo esto con un único flujo de trabajo.

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Problema

Cuando una oportunidad pasa a “Cerrado ganado”:
  • El tipo de empresa debe cambiar de “Prospect” a “Customer”
  • Se deben crear tareas de incorporación
  • Se debe notificar al equipo de Customer Success
  • El representante de ventas necesita una confirmación
Hacer esto manualmente consume tiempo y es propenso a errores.

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La solución

Crea un flujo de trabajo que gestione automáticamente todas las actividades posteriores al cierre ganado.

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Configuración completa del flujo de trabajo

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Paso 1: Crear el flujo de trabajo

  1. Ve a Configuración → Flujos de trabajo
  2. Haz clic en + Nuevo flujo de trabajo
  3. Asígnale el nombre “Deal Won - Post-Win Automation”

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Paso 2: Configurar el disparador

  1. Selecciona Record is Updated
  2. Elige Oportunidades
  3. En “Campos a supervisar”, selecciona Etapa

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Paso 3: Agregar filtro de etapa

  1. Añade la acción Filter
  2. Condición: {{trigger.object.stage}} es igual a “Closed Won”

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Paso 4: Actualizar el tipo de empresa

  1. Añade la acción Update Record
  2. Configurar:
CampoValor
ObjetoEmpresas
Registro{{trigger.object.company.id}}
TipoCliente
Fecha del primer negocio{{trigger.object.closedAt}}
Propietario de la cuenta{{trigger.object.owner.id}}

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Paso 5: Crear tarea de incorporación

  1. Añade la acción Create Record
  2. Configurar:
CampoValor
ObjetoTareas
TítuloIncorporación: {{trigger.object.name}}
AsignadoMiembro del equipo de Customer Success
Fecha de vencimientoDentro de 3 días
PrioridadAlta
Empresa relacionada{{trigger.object.company.id}}
Oportunidad relacionada{{trigger.object.id}}
DescripciónIncorporación de nuevo cliente para {{trigger.object.company.name}}. Valor del negocio: {{trigger.object.amount}}

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Paso 6: Notificar a Customer Success

  1. Añade la acción Send Email
  2. Configurar:
CampoValor
Paracustomer-success@yourcompany.com
Asunto🎉 Nuevo cliente: {{trigger.object.company.name}}
CuerpoConsulta el ejemplo a continuación
Ejemplo de cuerpo del correo: 
Hola equipo de CS,

¡Tenemos un nuevo cliente!

Empresa: {{trigger.object.company.name}}
Negocio: {{trigger.object.name}}
Valor: {{trigger.object.amount}}
Representante de ventas: {{trigger.object.owner.name}}
Fecha de cierre: {{trigger.object.closedAt}}

Se ha creado automáticamente una tarea de incorporación.

¡Démosles un gran comienzo!

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Paso 7: Confirmar al representante de ventas

  1. Añade otra acción Send Email
  2. Configurar:
CampoValor
Para{{trigger.object.owner.email}}
Asunto✅ Negocio cerrado: {{trigger.object.name}}
Cuerpo¡Felicidades! Tu negocio ha sido procesado. Se ha notificado al equipo de Customer Success y la incorporación ha comenzado.

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Paso 8: Probar y activar

  1. Prueba moviendo una oportunidad de prueba a “Closed Won”
  2. Verificar:
    • El tipo de empresa cambió a “Customer”
    • Tarea de incorporación creada
    • El equipo de CS recibió el correo electrónico
    • El representante de ventas recibió la confirmación
  3. Actívalo cuando esté listo

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Cómo gestionar Closed Lost

Crea un flujo de trabajo similar para negocios perdidos:

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Disparador

  • Record is Updated (Oportunidades, Etapa = “Closed Lost”)

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Acciones

  1. Create Record: Tarea para “Análisis de negocio perdido”
  2. Update Record: Agrega el motivo de pérdida al registro de la empresa
  3. Send Email: Notifica al gerente sobre el negocio perdido

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Avanzado: incorporación de varios pasos

Para una incorporación compleja, crea varias tareas: 
export const main = async (params) => {
  const tasks = [
    { title: "Welcome call", daysFromNow: 1, assignee: "CS" },
    { title: "Send onboarding materials", daysFromNow: 2, assignee: "CS" },
    { title: "Technical setup", daysFromNow: 5, assignee: "Support" },
    { title: "30-day check-in", daysFromNow: 30, assignee: "CS" }
  ];

  return { tasks };
};
Usa Iterator para crear cada tarea a partir del array.

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Ideas de personalización

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Mantén tus otras herramientas actualizadas

  • Crea el cliente en el sistema de facturación con una HTTP Request

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Acciones condicionales

Usa acciones Filter para:
  • Incorporación diferente para empresas grandes frente a pymes
  • Asignados diferentes según la región
  • Omitir notificaciones para negocios pequeños

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Incluir detalles del negocio

Usa la acción Code para formatear:
  • Documentos de resumen del negocio
  • Notas de traspaso para el equipo de CS
  • Listas de verificación de incorporación personalizadas

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Relacionado